Strategische Personeelsplanning (SPP) kan de sleutel zijn voor schoolbesturen in het primair onderwijs om zowel een aantrekkelijke werkgever voor medewerkers te worden als om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen. Gerard Evers, specialist op het gebied van personeelsmanagement nam ons mee in de wereld van SPP. “Regeren is vooruitzien”, zei hij toepasselijk tijdens ons interview in de week van de verkiezingen.
“Met een strategische personeelsplanning zorg je ervoor dat je op tijd de juiste mensen op de juiste plek hebt zitten. Dat heeft niets met reorganiseren of bezuinigen te maken, wat men vaak onterecht denkt. Het is juist een middel dat inzicht geeft in het ontwikkelpotentieel van personeel, handvatten geeft voor benodigde HR-acties en uiteindelijk zorgt voor een optimale personele bezetting binnen de organisatie nu én in de toekomst. Oftewel: wat is de gewenste formatie per functiegroep en type arbeidscontract?”
Evers: “Ik stel altijd de vraag ‘Als u morgen een compleet nieuwe opstelling mag maken, hoe ziet uw ideale dreamteam er dan uit?’ Vervolgens zetten we deze gewenste formatie tegenover de verwachte bezetting: hoeveel medewerkers zijn er over een paar jaar nog over bij ongewijzigd beleid? Klopt het dreamteam met de verwachte bezetting of krijgt u te maken met gaps (gaten)? Dit kunnen kwantitatieve gaps zijn: ik heb x-aantal leerkrachten nodig en ik heb er zoveel of kwalitatieve gaps, zoals bepaalde competenties of kwaliteiten die een team nodig heeft om de gewenste onderwijskwaliteit te realiseren of de in het strategische meerjarenplan geformuleerde doelstellingen te behalen - en die nu ontbreken in de huidige bezetting. Maar ook gaps zoals personele kosten en de verhouding tussen vast en flex personeel kunnen oppoppen. Als de gaps eenmaal helder zijn, is het tijd om in actie te komen”.
De gewenste formatie is niet alleen afhankelijk van eigen ideeën, ook omgevingsfactoren spelen een rol bij het maken van een SPP. “Denk aan demografie, kindertallen, technologische, economische en politieke aspecten. Onderwijs is mede afhankelijk van de affiniteit van jongeren om in het onderwijs te willen werken. Levert een afname van het aantal Pabo-studenten bijvoorbeeld straks voor u problemen op? Wat wordt de rol van een onderwijsassistent ten opzichte van een leerkracht? Hoe ga ik om met de klassengrootte? Hoe verhoudt de digitaliseringstrend, zoals nu ingezet tijdens de coronapandemie, zich straks tot de algemeen gangbare onderwijsdidactiek? Als een medewerker met pensioen gaat, ga ik dan op zoek naar een andere leraar of los ik het anders op? ”Het maken van een strategisch personeelsplan is vooral preventief bedoeld zodat je later niet voor dit soort verrassingen komt te staan”.
Uitgelicht: Met een SPP werpt u een blik op de toekomst en maakt u een goede afstemming tussen wat straks nodig is (gewenste formatie of dreamteam) en wat straks beschikbaar is (verwachte bezetting). Ook krijgt u meer inzicht in de consequenties van uw keuzes, wat uiteindelijk leidt tot:
- Goed en aantrekkelijk werkgeverschap
- De juiste persoon op de juiste plek
- Besparing op werving en selectie
- Meer gerichte competentieontwikkeling van uw medewerkers
Volgens Evers beweegt een SPP logischerwijs mee met de meerjarenstrategie van de organisatie, die vaak voor een periode van 3 tot 5 jaar wordt vastgelegd. Het maken en onderhouden van een SPP is dan ook niet alleen een HR-feestje, maar vraagt om een gezamenlijke inspanning van het management, HR en de afdeling financiën. In de praktijk heeft HR vaak wel de coördinerende rol.
Evers raadt aan één keer flink wat energie te steken in het maken van een goede SPP, op een moment dat een schoolbestuur in rustig vaarwater zit. “Middenin een reorganisatie is niet zo’n handig moment, repareer het dak als het droog is. Het voorjaar is dan een mooi moment om een SPP te starten: dan kan het nog mee in de begroting van het volgend schooljaar. Het is net als de begroting ook meerjaren-werk. Vervolgens kijk je elk jaar of je de planning moet aanvullen, oppoetsen of rigoureus aan moet pakken.”
Het primair onderwijs is redelijk overzichtelijk in vergelijking met andere sectoren. Zo ligt de externe mobiliteit in het onderwijs laag; leerkrachten zijn geen jobhoppers. Is een leerkracht eenmaal binnen, dan blijft hij dat vaak tot aan zijn pensioen. Daarom is het juist binnen het primair onderwijs zaak om naast de kwantitatieve aspecten goed te kijken naar de kwalitatieve kant: Samenwerkingsvaardigheden, teamgerichtheid, digitale kunsten van een leerkracht… Voor het primair onderwijs liggen hier voor het management nog echt kansen om meer te kunnen sturen.
Het maken van een SPP kost een week of drie, vier. Daarna moet het jaarlijks onderhouden, geëvalueerd en zo nodig bijgesteld worden. Maar daarmee ben je er als school natuurlijk nog niet. Je hebt nu inzicht gekregen, maar dat moet worden vertaald in concrete acties. Welke, is afhankelijk van de gevonden gaps. Veel voorkomende quick wins zijn:
- Mensen meer /anders gaan opleiden
- Richten op specifieke segmenten op de externe arbeidsmarkt (bijv. zij-instromers)
- Bij verwachte boventalligheid vacatures op korte termijn niet invullen, maar kijken of werkprocessen anders ingericht
- kunnen worden
Over Gerard Evers
Gerard Evers is directeur-eigenaar van adviesbureau Euro-HRM, gespecialiseerd in economisch personeelsmanagement. Hij studeerde algemene econometrie (cum laude) in Tilburg en was daarna o.a. hoogleraar Human Capital Valuation aan Tilburg University. Hij schreef vier boeken over SPP. Afgelopen jaar trainde hij de adviseurs van VfPf in SPP voor het primair onderwijs.
Wilt u meer informatie, een keer sparren of direct aan de slag met een SPP? De adviseurs van VfPf hebben afgelopen schooljaar masterclasses SPP van Gerard gevolgd. Zij nemen u graag mee in het zetten van de juiste stappen, passend bij uw organisatie. Neem contact op met uw regiocoördinator (vfpf.nl/regioteams) of kijk op vfpf.nl/spp.
