Met de Verzuimreductiebegeleiding van VfPf gaat u samen met uw eigen VfPf-adviseur wel overwogen en doeltreffend aan de slag met het verlagen van verzuim. Dit gebeurt in overzichtelijke, kort-cyclische stappen en acties. Verzuimreductiebegeleiding is de opvolger van ons ‘oude’ Plan V waarmee wij in 2015 als project voor het reduceren van verzuim gestart zijn. Onder Plan V werkten een schoolbestuur en een adviseur van VfPf in een traject van twee jaar nauw samen om verzuim binnen de schoolorganisatie terug te dringen. En hier hebben we mooie resultaten mee behaald. De wereld anno nu ziet er voor schoolorganisaties en hun medewerkers anders uit dan in 2015. Onze vernieuwde Verzuimreductiebegeleiding sluit hier beter bij aan.
Kom alles te weten over verzuim in het onderwijs, van praktische informatie als cijfers en uitleg tot inspirerende praktijkverhalen en handige downloads. Concreet aan de slag met effectief verzuim verlagen? Lees dan verder!
Er zijn veel verschillende zaken te bedenken die kunnen bijdragen aan het verminderen van verzuim. Dingen die een werkgever kan doen maar ook een werknemer. Het kan zitten in activiteiten op het gebied van voorkomen van verzuim of bijvoorbeeld beleid en de uitvoering ervan. Of denk aan de monitoring en begeleiding tijdens verzuim of het beter benutten van de mogelijkheden die er ondanks ziekte van een medewerker nog wel zijn. Het is een kleine greep uit een scala aan mogelijkheden.
Meestal is het een combinatie van draaien aan meerdere knoppen die tot het verminderen van verzuim leidt én zorgen dat de basis (bestaande uit organisatorische randvoorwaarden) op orde is. Wat de best passende oplossing is hangt af van de situatie en die is per schoolorganisatie verschillend.
Bij het inzetten van Verzuimreductiebegeleiding starten we altijd met het onder de loep nemen van de huidige situatie. Zo komen we er samen achter wat het best past bij de behoefte van uw organisatie.
Een VfPf-adviseur kijkt hiervoor samen met u naar factoren die invloed (kunnen) hebben op het verzuim binnen uw organisatie. Op basis van de informatie die naar voren komt, in combinatie met het verdiepend gesprek dat u met uw adviseur heeft, wordt in onderling overleg bepaald waarmee u (het eerst) aan de slag gaat. De adviseur kijkt hierbij naar wat er speelt binnen uw organisatie, welke problemen u ervaart, wat de behoeft is en waar de meeste urgentie zit. Dit kan één specifiek onderwerp zijn maar ook meerdere tegelijk.
Goed verzuimmanagement bestaat uit een aantal 'bouwstenen'. Samen met uw VfPf-adviseur 'inspecteert' u de bouwstenen die gezamenlijk het verzuim binnen uw organisatie bepalen.
Dit gaat over het handelen van de organisatie als werkgever binnen het kader van wet- en regelgeving. We kijken of in de basis alles op orde is. Houdt de organisatie zich met betrekking tot verzuim aan alle relevante arbeidswetten, regelgeving en de CAO? Dit omvat zaken als het hebben van een ziekteverzuimbeleid, maar bijvoorbeeld ook een actuele RI&E, regels voor ziekmelding, re-integratievoorschriften en andere wettelijke verplichtingen die voortkomen uit bijvoorbeeld de Arbowet en Wet verbetering poortwachter.
Hier kijken we naar de manier waarop de organisatie verzuim en gezondheid op het werk ziet. Wat zijn de doelstellingen en overtuigingen over het voorkomen, begeleiden en managen van verzuim? In de basis zijn er verschillende modellen om verzuim te benaderen. Ieder model kijkt anders naar verzuim en de manier waarop je het kunt beïnvloeden. Welk model past het best bij uw organisatie en is uw verzuimbeleid volgens dit model ingericht en wordt hier consequent naar gehandeld?
Hier gaat het om de interne afspraken. Dit omvat het beleid en de interne procedures die zijn vastgesteld en ingericht om verzuim te beheren maar ook te voorkomen. Een verzuimbeleid bestaat uit veel verschillende onderdelen en de invulling ervan verschilt per organisatie. Periodiek het verzuimbeleid onder de loep nemen kan winst opleveren. Wat zijn de regels en afspraken voor ziekmelding, herstel en re-integratie binnen de organisatie? Welke processen zijn ingericht op het voorkomen van verzuim? En werken deze regels, afspraken en processen goed in de praktijk of is er ruimte voor verbetering? Worden afspraken daadwerkelijk geïmplementeerd en nageleefd? Zijn binnen het beleid de rollen tussen leidinggevenden en medewerkers, HR en externe dienstverleners duidelijke en op de juiste wijze ingevuld? Zo voorkom je bijvoorbeeld dat er geen taken tussen wal en schip vallen.
Als werkgever heeft u, volgens de Arbowet, minimaal een basiscontract afgesloten met een arbodienst of bedrijfsarts. Uw arbodienstverlener ondersteunt u bij het arbeidsomstandighedenbeleid en het verzuimbeleid. Het is in dat opzicht een belangrijke samenwerkingspartner als het aankomt op het beïnvloeden van verzuim binnen uw organisatie. Daarom is het belangrijk om kritisch te blijven en periodiek de dienstverlening en het contract te beoordelen. Welke afspraken zijn er gemaakt, wat zijn de verantwoordelijkheden en hoe effectief ondersteunt uw arbodienstverlener uw organisatie bijvoorbeeld bij verzuimpreventie?
Hier draait het om inzicht in ken- en stuurgetallen. Wat vertellen de beschikbare cijfers over het verzuim binnen uw organisatie? Welke gegevens worden verzameld en hoe worden ze gebruikt om inzicht te krijgen in verzuimpatronen en trends? Zijn er (grote) verschillen tussen scholen onderling? Worden er wellicht specifieke gegevens gemonitord om het verzuim(beleid) te beoordelen?
Kijkend naar (een combinatie van) kengetallen als verzuimpercentage, meldingsfrequentie, percentage nulverzuim en verzuimduur kan veel inzicht geven. Zo betekent een hoge meldingsfrequentie in combinatie met een heel lage verzuimduur en nulverzuim dat veel werknemers niet lang ziek zijn maar zich wel vaak ziekmelden. Dit zal andere oorzaken hebben dan een situatie waar het meldingspercentage laag is en het nulverzuim hoog, maar de gemiddelde verzuimduur lang.
Het HR-systeem dat de organisatie gebruikt, beheert en geeft inzicht in de verzuimdata van de organisatie. Dit is essentieel voor het in kaart brengen van de eerder genoemde verzuimpatronen en trends. Deze informatie geeft richting aan de maatregelen die u als werkgever kunt nemen om verzuim te verminderen. Op basis van geactualiseerde data kunt u ook monitoren wat de resultaten zijn van de acties die u inzet. Maakt uw organisatie al optimaal gebruik van de data die het ter beschikking heeft en voldoet het aan de behoefte die er is?
Leidinggevenden hebben een belangrijke rol bij het voorkomen, begeleiden en beheersen van ziekteverzuim, maar ook het borgen en versterken van de inzetbaarheid van hun team. Dit vraagt van een leidinggevende bepaalde vaardigheden maar ook kennis. Lukt het bijvoorbeeld om binding binnen het team te creëren en competenties te versterken, om op tijd signalen te herkennen en een goed gesprek te voeren? Worden de juiste vragen gesteld, is er genoeg focus op preventie, etc. Als werkgever is het belangrijk om leidinggevenden de juiste tools te geven om hun rol goed neer te kunnen zetten en uit te voeren.
De ‘som’ van alles wat in de genoemde bouwstenen is vormgegeven, bepaald en uitgevoerd, vormt de verzuimcultuur van de organisatie. Dit betreft de houding en perceptie van medewerkers ten opzichte van verzuim en gezondheid op het werk. Is er openheid over verzuim? Worden werknemers aangemoedigd om problemen vroegtijdig te melden? Hoe reageert de organisatie op zieke werknemers?
Wanneer u samen met uw adviseur heeft bepaald met welk onderwerp of onderwerpen u aan de slag wilt, voert de adviseur hierop een verdere analyse uit: een nulmeting. Zo wordt helder hoe de situatie op dat moment is en kan later inzichtelijk worden gemaakt wat de resultaten van de genomen acties zijn.
Voor elke schoolorganisatie zal de uitkomst van de analyse anders zijn. Voor de ene schoolorganisatie kan het betekenen dat er op het gebied van beleid en uitvoering nog veel winst te behalen valt. Voor de ander kan het zitten in de samenwerking met en de rol van de arbodienstverlener, het meer doen op het gebied van preventie of bijvoorbeeld het gemis van kennis, handvatten en tools bij leidinggevenden.
Gaat u als organisatie aan de slag met Verzuimreductie dan doet u dat met een eigen werkgroep. De werkgroep bestaat uit medewerkers uit de organisatie die als het ware projecteigenaar zijn. Zij dragen zorg voor (of coördineren) de uitvoering en borging van de te ondernemen acties. Het samenstellen van een werkgroep en bepalen wat de werkgroep gaat doen, hangt volledig af van het onderwerp waar u mee aan de slag gaat. Dit doet u in overleg met elkaar en de VfPf-adviseur.
Zijn bepaalde stappen gezet of acties ondernomen? Dan komt er ook een moment van evalueren. Soms zullen resultaten op korte termijn al zichtbaar zijn, soms pas op langere termijn. In overleg met elkaar beslist u wat het beste moment is om te kijken naar resultaten en het uitvoeren van een nieuwe meting.
Aan het begin van het traject zijn samen met de VfPf-adviseur prioriteiten bepaald. De punten die de hoogste prioriteit hadden, zijn als eerst opgepakt. Dit is het moment waarop u samen kijkt of u met de volgende punten op het lijstje aan de slag gaat, of dat er misschien gaandeweg een andere behoefte of urgentie is ontstaan op het gebied van verzuimreductie.
- Daling verzuimpercentage
- Lagere werkdruk
- Bewustwording bij bestuurders en directie van de beïnvloedbaarheid van verzuim
- Cultuurverandering
- Competentieontwikkeling bij directeuren
- Daling van zowel kortdurend als langdurend verzuim
- Meer regie op arbodienstverlening
- Met als eindresultaat: goed werkgeverschap
Lees ‘Laten we samen bekijken wat er wél kan’ en ontdek hoe twee jenaplanscholen een flinke verzuimdaling wisten te realiseren met begeleiding van hun VfPf-adviseur.
Neem contact op met het regioteam bij u in de buurt voor meer informatie en het inplannen van een afspraak.
