Rechtmatigheid en controles vervangingsdeclaraties

Een betere rechtmatigheid van de vervangingsdeclaraties kan leiden tot een lagere premie. Zo houdt u als bestuur geld over voor andere belangrijke zaken.

Daarnaast voorkomt u een terugvordering van het declaratiebedrag (al dan niet verhoogd met een administratieve heffing van 10% van de vordering conform artikel 25, lid 4 van het Reglement Vervangingsfonds) en de extra administratie en kosten die dit alles met zich meebrengt voor het schoolbestuur en het administratiekantoor.

Declaraties worden meestal ingediend door een administratiekantoor, in opdracht van het schoolbestuur. Besturen en scholen zijn daarbij verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens aan het administratiekantoor. Het schoolbestuur is dan ook eindverantwoordelijk voor het op correcte wijze declareren van de vervangingskosten.

Het Vervangingsfonds vraagt schoolbesturen elk jaar om een ondertekende complianceverklaring te overleggen. Hiermee verklaart het bestuur dat zij correcte en volledige gegevens aanlevert met betrekking tot de bekostiging van vervanging. Zo verbeteren we de rechtmatigheid van ingediende declaraties.

Zorg dat uw complianceverklaring op tijd in ons bezit is. Zonder ondertekend exemplaar worden namelijk geen declaraties uitbetaald.

Voorkom foutieve declaraties door vooraf goed te controleren en de regels van het Reglement Vervangingsfonds nauwkeurig toe te passen. Zo voorkomt u extra administratie en terugvorderingen. 

Wist u bijvoorbeeld dat de BAPO- of compensatieverlofdagen van de afwezige niet declarabel zijn? En dat u geen declaratie kunt indienen als er voor de afwezige recht bestaat op een Ziektewetuitkering (bijvoorbeeld bij ziekte gerelateerd aan zwangerschap)?

Onze handige Quick View helpt u bij het rechtmatig declareren. In een aantal stappen controleert u of uw declaratie aan de voorwaarden voldoet. Lees ook goed de voorwaarden op de startpagina van de Quick View.

Om de rechtmatigheid van declaraties te controleren en te verbeteren, worden systeemcontroles en veldcontroles uitgevoerd.

Systeemcontroles

Vervangingsdeclaraties worden verwerkt via Mijn Vf. Hierbij worden direct een aantal controles uitgevoerd via het systeem. In Mijn Vf vindt u vervolgens een overzicht van uw declaraties die:

• Nog niet beoordeeld kunnen worden op rechtmatigheid. U moet dan extra informatie aanleveren.
• Afgekeurd zijn. Deze declaraties kunt u na een correctie in de personeels- en salarisadministratie opnieuw indienen.
• Goedgekeurd zijn. Deze declaraties worden uitbetaald.

Veldcontroles

Omdat niet alle onrechtmatigheid via systeemcontroles te traceren is, voert KPMG meerdere keren per jaar steekproefsgewijs veldcontroles uit. Zij vragen dan documenten op bij het schoolbestuur en het administratiekantoor. Alle relevante brondocumenten die nodig zijn om de rechtmatigheid van uw declaraties aan te tonen moeten dus in uw dossiers aanwezig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een akte van benoeming van zowel de afwezige als de vervanger, het oordeel van de bedrijfsarts en een eventueel schorsingsbesluit.

Schoolbesturen en administratiekantoren worden bij een veldcontrole vooraf geïnformeerd. U moet de relevante brondocumenten kunnen overleggen zodra de controle start. Eventueel ontbrekende gegevens moeten tijdens de controle alsnog binnen een bepaalde tijd worden aangeleverd. Blijkt uit een controle dat sprake is van onrechtmatigheid, dan wordt het declaratiebedrag, inclusief de eventuele administratieve heffing, teruggevorderd bij het schoolbestuur.