Het hoge ziekteverzuim was El Amal al jaren een doorn in het oog. Over het schooljaar 2014/2015 bedroeg dit 9,14 procent. De diverse trajecten gericht op verzuimreductie hadden slechts een tijdelijk effect gehad. Henk de Boer, adviseur Arbeid en Vitaliteit bij het Vervangingsfonds opperde deelname aan Plan V. “Zowel het bestuur als de directeuren waren meteen enthousiast”, aldus Fatima El Faraji, beleidsmedewerker P&O bij El Amal.
Als eerste werd er een werkgroep geïnstalleerd met daarin El Faraji, een van de schooldirecteuren en De Boer. De werkgroep boog zich over het verzuimbeleid, de aansturing en uitvoering, waarbij El Faraji en de directeur verantwoordelijk waren voor de uitvoering. De werkgroep stelde een plan van aanpak op. Na goedkeuring door het bestuur en de directeuren en informatie naar de MR en GMR startte de implementatie.
Cruciaal bij de aanpak was dat bestuur, directie en medewerkers anders gingen denken en praten over verzuim. De focus moest verschuiven van denken in beperkingen naar denken in mogelijkheden. “We willen met de medewerker overleggen over wat deze op school nog wél kan zonder te hoeven verzuimen”, vertelt El Faraii. “Dat ziekteverzuim niet vanzelfsprekend is, was een eyeopener voor iedereen.” Om de kennis over verzuim te vergroten en de omslag in denken te realiseren, verzorgde De Boer een aantal themabijeenkomsten zowel voor directeuren als voor medewerkers. Tijdens het proces van ‘omdenken’ werd ook het verzuimbeleid herijkt. Ook kwam er een verzuimprotocol dat werd vertaald in een verzuimbrochure voor medewerkers.
Eens in de zes weken vergaderde de werkgroep over de aanpak op hoofdlijnen en besprak de stand van zaken. Ondertussen vond de uitvoering in stappen plaats, stond het thema ‘verzuim’ structureel op de agenda van het directeurenberaad en teambijeenkomsten en werden MR en GMR regelmatig geïnformeerd over de voortgang. Het verzuim daalde naar 7,4 procent in schooljaar 2015/2016, 2,12 procent in 2016/2017 en 5,6 procent in 2017/2018. El Faraji: “Dat we het verzuim afgelopen schooljaar ondanks het lerarentekort, de ervaren werkdruk onder personeel, de griepgolf en enkele lastige dossiers op 5,6 % procent hebben weten te houden, bevestigt mij dat we op de goede weg zijn.”
Bestuur en directeuren hebben het intensieve traject als plezierig ervaren, weet El Faraji. “Een planmatige aanpak die iedereen kon volgen, met telkens haalbare doelen die we moesten realiseren binnen een bepaalde termijn. Dat gaf houvast. Zo was het geen groot project waar iemand tegenop zag.” En de teams? “Veel medewerkers vonden de workshops en informatiebijeenkomsten in het begin wel confronterend, maar uiteindelijk toch waardevol.”
El Amal continueert het ingezette spoor van planmatig werken. Verzuimcijfers worden voortaan maandelijks in de managementrapportages verspreid. Ook wordt er regelmatig geëvalueerd.
El Faraji vindt Plan V een echte aanrader voor scholen die kampen met structureel hoge verzuimcijfers. Haar tips daarbij:
- hak het project in kleine, behapbare projecten
- blijf betrokkenen op alle niveaus informeren
- monitor verzuimgegevens en –aanpak
- zorg voor borging
- wacht niet zes weken op een uitspraak van de bedrijfsarts
- forceer geen gelijktijdige verandering in de teams
Zonder twijfel zou El Amal weer deelnemen aan Plan V. El Faraji dankt het succes van het traject mede aan adviseur De Boer. “Hij denkt mee, is snel en accuraat, heeft een luisterend oor en oordeelt niet.” Ook over de interne samenwerking is ze lovend.
Stichting El Amal is een Islamitisch schoolbestuur van vijf basisscholen verspreid over de steden Amsterdam (twee scholen), Alkmaar, Haarlem en Harderwijk met in totaal 130 medewerkers en 1300 leerlingen. De stichting draagt de Islamitische identiteit uit en zoekt tegelijkertijd de verbinding met andere culturen in de maatschappij. Samenleven met respect voor de ander en zijn waarden en normen vormt de basis voor het onderwijs met het doel dat de leerlingen zich ontwikkelen tot wereldburgers.
Zie ook www.elamal.nl.
Meer lezen over ziekteverzuim naar aanleiding van dit artikel? Kom alles te weten over verzuim in het onderwijs, van praktische informatie als cijfers en uitleg tot inspirerende praktijkverhalen en handige downloads.
