Bij vervangingspools wordt er een andere bekostigingssystematiek gehanteerd dan bij de reguliere bekostiging. Namelijk een systeem van bevoorschotting en een jaarlijkse eindafrekening.
Bevoorschotting
Via de personeels- en salarisadministratie dient u een declaratie in voor het aantal uren dat het personeelslid in de pool is benoemd. Deze PSA-levering dient iedere maand uiterlijk op de vijfde werkdag door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.
Na verwerking van de levering, vindt u een overzicht van de door u gedeclareerde poolers in Mijn Vf, onder 'Interactief - Poolers'. De declaraties worden niet direct uitbetaald. U dient eerst de bijbehorende inzetverantwoording te muteren in Mijn Vf of in bulkvorm te uploaden vanuit een vervangingspool-pakket. Daarna vindt uitbetaling van de declaraties plaats.
Het normbedrag is bij vervangingspools gebaseerd op het salaris van de poolmedewerker en niet, zoals bij een reguliere vervanging, op het salaris van de afwezige.
Jaarlijkse eindafrekening
Na afloop van het kalenderjaar wordt het definitieve inzetpercentage van de vervangingspool bepaald. Is het inzetpercentage van de in de pool geplaatste personeelsleden lager dan het vereiste inzetpercentage van 98% of 100% (afhankelijk van de gekozen omvang), dan vordert het fonds het verschil terug.
Gedurende het jaar kunt u de voorlopige resultaten al raadplegen in Mijn Vf.
Op dit moment (Reglement Vf 2022) is het mogelijk om een vervangingspool in te stellen met een omvang van:
- 4% van de formatie (vereiste inzet is dan 98%), of
- 6% van de formatie (vereiste inzet is dan 100%)
De peildatum voor het bepalen van de omvang is 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin de vervangingspool wordt ingezet.
Het schoolbestuur bepaalt welke mensen in de pool komen. Dat mag verplicht verzekerd personeel zijn. Personeel dat vanwege ouderschaps-, zwangerschaps- of bevallingsverlof niet inzetbaar is, mag voor de duur van het verlof echter niet in de pool worden benoemd. Ook mag een pooler op de datum van benoeming niet ziek zijn. Een pooler die vanwege langdurig ziekteverlof niet inzetbaar is, wordt vanaf 6 maanden na de eerste ziektedag, voor de duur en omvang uit de pool geschreven.
Het oprichten van een vervangingspool kan uitsluitend per 1 januari van het volgende kalenderjaar. Om een pool op te richten heeft u toestemming nodig van het Vervangingsfonds.
Wilt u een pool oprichten per 1 januari 2024? Download dan hier het aanvraagformulier. U heeft dan tot 31 oktober 2023 de tijd het aanvraagformulier volledig ingevuld en ondertekend retour te sturen. Het Vervangingsfonds beoordeelt uw aanvraag en informeert u binnen 8 weken of u mag starten met de vervangingspool.
Overigens kan een aanvraag voor een boven bestuurlijke pool (een pool opgericht door meerdere besturen samen) gedurende het hele kalenderjaar worden ingediend. Deze kan niet eerder starten dan de eerste van de maand volgend op de maand waarin de boven bestuurlijke pool is aangevraagd.
De vervangingspool wordt voor onbepaalde tijd verleend door het Vervangingsfonds. Het schoolbestuur kan de pool schriftelijk opzeggen. Deze opzegging moet uiterlijk op 31 oktober door het Vervangingsfonds zijn ontvangen en gaat vervolgens in per 1 januari van het volgende kalenderjaar.
In het Reglement Vf vindt u alle voorwaarden rondom vervangingspools. Hier vindt u ook informatie over (het aanvragen van) boven bestuurlijke pools en de jaarlijkse berekening van het inzetpercentage.
Daarnaast hebben wij de veelgestelde vragen en de bijbehorende antwoorden voor u op een rij gezet.
Neem dan contact op met onze helpdesk.