Best practices verzuim: Oecumenische Basisschool De IJsbreker, Amsterdam

Ik kom aanlopen bij de IJsbreker. Het is pauze, het geluid van buiten spelende kinderen waait me vrolijk tegemoet. Op het plein zie ik twee leerkrachten. Na een kort praatje loop ik door naar binnen. Bij de conciërge zit niemand, die blijkt ziek vandaag. Daar komt net een leerkracht aanlopen. Als ik vertel waar ik voor kom wijst ze me hoe ik verder kan lopen.

Ik word ontvangen door directeur Leonie den Hartog en kan gaan zitten met een kop koffie. Ik krijg zo letterlijk een kijkje in de keuken van deze school: een lichte ruimte met lange tafels, een infobord, keukenblok, printer. Twee mensen schuiven meteen aan: adjunct-directeur Shirley Nauta en groepsleerkracht 7/8 en daltonondersteuner Petra Kerkhof. Op de gang, vlakbij de deuropening blijft een meisje wat vertwijfeld staan. Petra spreekt haar met een onvervalst Amsterdams accent aan: “Wat is er schat, kan ik je helpen?” “Ik zoek een papier voor mijn lampion.” “Dat kun je het beste even aan je eigen juf vragen.” Het meisje loopt doelgericht weer verder.

Even later valt Kirsten, leerkracht groep 4, op de afgesproken tijd binnen. Ze pakt snel koffie en schuift aan. Het gesprek ademt de sfeer die in de hele school voelbaar is. Open, met aandacht, humor, gelijkwaardig. Juist als ik vraag wat de rol van de directeur in dit alles, blijkt ze bij de printer te staan. Snel schiet ze de keuken uit, onder veel gelach, waarna het gesprek verder gaat. Zichtbaar in de school hangen inspirerende teksten. Die dag hangt er onder andere, als element van positief opvoeden, “vooruit denken om problemen te voorkomen.”

Directeur Leonie den Hartog vertelt dat dit het tiende schooljaar is van deze school. “We zijn in 2010 gestart. We hebben een heel hecht saamhorig team wat elkaar op de been houdt. Er zijn zelfs mensen die na een verhuizing nog drie jaar op en neer forenzen voordat ze besluiten toch dichterbij werk te gaan zoeken, omdat ze zo graag op deze school werken. We hebben 50 teamleden, 1 onderwijsassistent, gymdocent, muziekdocent, veel LIO-stagiaires, dubbele dag met duo’s. We hebben niet alleen assistenten. Belangrijkste is de openheid om iets aan te kaarten. Dat zijn mensen in het onderwijs niet automatisch geneigd te doen. Dat heb ik moeten inslijpen in mijn team. We lopen allemaal een keer vast. Ik ook.”

Leerkrachten bevestigen dit. Woorden als ‘positieve sfeer, helpen, open staan voor elkaars problemen, iedereen heeft in het team een maatje, openheid’ vliegen over tafel. Allen blijken ook ervaring te hebben op (verschillende) andere scholen. Als ze daarop terugblikken wordt nog meer duidelijk wat de openheid en positiviteit op deze school zijn. Kirsten: “Waar ik hiervoor lesgaf was veel verloop van leerkrachten, klassen werden steeds groter, veel langdurig zieken, geen vervanging, sowieso geen dubbele bezetting dus andere taken bleven liggen, een directeur die ziek was dus een interim-directeur. Dat werkte heel anders. Ik ervaar geen werkdruk hier.” Shirley: “Waar ik hiervoor werkte had de directie een andere houding, makkelijker. Niemand die een stapje meer wilde maken. De directeur probeerde niet eens een invaller te regelen, maar ging ervan uit dat ik het wel deed.” Petra: “Bij mij was het ook dat bepaalde mensen zich makkelijk ziekmeldden, de sfeer was ook anders. De directeur had geen warme, sociale kant. Het was een directie die meer van bovenaf aanstuurde, als de bovenbouw maar liep. Hier hebben we een gedeelde verantwoordelijkheid: iedereen doet mee, van groep 1- 8 is verzuim even vervelend voor iedereen.”

Wat was anders in de sfeer? “

Petra: “Mensen kwamen op die andere school al zuchtend binnen, nog 15 kerstbomen tot m’n pensioen! Dat neem je als collega’s mee.” Kirsten: “Wat ook een verschil is, hier beginnen we ergens aan en gebeurt het ook. Dat was op mijn vorige school niet zo. Het idee van het samen beter doen, enthousiasme, willen ontwikkelen, met z’n allen ergens aan werken. Als je het hebt over werkdruk weghalen, met enthousiasme ben je al over de helft!” Shirley: “Ook zoiets: in teamvergaderingen zeggen wat je ergens van vindt. Op mijn vorige school werd er dan na afloop op de gang van alles geventileerd, werd er in groepjes gemopperd. Terwijl: op deze school mag je zijn wie je bent. Er wordt gezien hoe mensen binnen komen. Ieder teamlid wordt gezien. En stel er is wel gemopper na een vergadering, dan zijn er genoeg collega’s die zeggen: dat nemen we mee in de volgende vergadering.” Petra: “Of laten we het in de bouwvergadering bespreken, in een kleinere setting.” Shirley: “Het team groeit en Leonie heeft er een grote rol in om vast te houden wat we als klein team hadden. Kirsten: “Shirley draagt dat ook weer uit naar ons. Dat moet je niet onderschatten hoe jij daar zelf ook een rol in hebt. Dat doe je goed.” Shirley: “Dank je wel! Word ik nu rood? Ja hè? Ook zoiets, complimenten geven aan elkaar en die ontvangen.”

In de enquête schrijft Leonie:

“Als directie probeer ik goed voor mijn personeel te zorgen. Er zijn vaak attenties en altijd kleine cadeautjes met Kerst en eind van het schooljaar. Maar ook lunches die verzorgd worden of hapjes en drankjes. Een mooie koffiemachine. Ik probeer elk teamlid één dag met hun duo dubbel te laten staan, of een ander teamlid in te zetten dat extra zorg verleent. Indien teamleden vastlopen qua werkdruk, zoek ik een invaller zodat zij rustig een dag achter de laptop kunnen zitten om hun administratie bij te werken. Ik verdeel eigenlijk nooit een klas, ik stuur nooit een groep naar huis. Alles om de werkdruk te beheersen. Ieder teamlid heeft een maatje in het team, en elke nieuwe leerkracht krijgt begeleiding. Ik hou de klassen op maximaal 28 kinderen. We hebben geen grotere groepen. Mijn team is heel saamhorig en zorgt voor elkaar.”

Heeft de dubbele bezetting nog gevolgen voor de verzuimregistratie of niet?

Shirley: “Alle verzuim, kort en lang, wordt geregistreerd. Maar de dagen worden niet meteen ingevuld. Als vervanging voorhanden is door dubbele bezetting dan worden die dagen later ingezet als iemand op enig moment wat lucht nodig heeft. Daarmee voorkom je langdurig verzuim. Tegelijk: dubbele bezetting is ook belangrijk, die moet je niet altijd weghalen bij ziekteverzuim. Voordeel is dat wie dubbel staat, weet: mijn rol is belangrijk, het is niet een beetje vluchtig werken.”

Hoor je pas op de dag zelf wat je taak is als je dubbel staat?

Kirsten: “Bepaalde dagen heb je dubbele bezetting. Waar je staat wordt vooraf gepland. Bijvoorbeeld op een groep, remedial teaching of materiaal maken.” Wat zou je scholen met hoog verzuim willen meegeven? Shirley: “Griep is pech. Maar los daarvan: het allerbelangrijkste is teambuilding, start daarmee. En transparantie van de directie: ik heb dit geprobeerd, hebben jullie nog ideeën?”

Leonie: “Het belangrijkste is: je doet het met elkaar. Soms heb ik iemand in paniek aan mijn bureau staan: ‘ik krijg mijn groepsplan niet rond!’ Belangrijk is dan: hoe maak je het behapbaar? Wat heb je nodig? In dit geval was de oplossing dat ik de klas een dag overnam. Ik ben heel oplossingsgericht. Wat heb ik aan een overspannen leerkracht? Dus ik zeg mensen altijd: kom bij me als je ergens knel komt te zitten, dan kijken we samen naar een oplossing.” Kirsten: “Inzet van de intern begeleider draagt voor mij ook echt bij aan laag verzuim. Als we ergens tegenaan lopen, wordt er heel snel gehandeld, leerlingen die iets extra’s vragen, daar wordt serieus en direct op gereageerd.” Shirley: “Leonie is heel erg oplossingsgericht en schakelt snel.” Kirsten: “Vooruitdenken, ook heel belangrijk, bijna alles staat al vast.” Shirley: “Vanuit andere scholen komen veel leerkrachten bij ons re-integreren, mede door de positieve sfeer, de rust, de begeleiding, een fijn, warm team om in te starten. Leonie houdt bij ziekte ook echt contact: vraagt aan mensen, vind je het leuk om wat van het team te horen of liever niet? Zodat je als team ook goed weet waar je iemand mee helpt.”

Stel iemand is ziek, hoe gaat dat dan?

Leonie: “Je meldt je ziek bij mij (per telefoon/app). Dan regel ik een vervanger. We hebben nog nooit een klas naar huis gestuurd en zijn gestopt met het verdelen van de groepen. Ik regel een vervanger zodat mensen met een gerust hart ziek kunnen zijn. Mensen moeten van mij niet half ziek blijven doorlopen, dan steken ze elkaar alleen maar aan! Ze moeten ziek kunnen zijn. Verder schep ik condities waardoor mensen graag op hun werk zijn. We hebben drie LIO’ers, daar kunnen we verzuim mee opvangen, en veel derdejaars stagiaires. Verder staan mensen die als duo voor een klas staan één dag dubbel ingeroosterd. Dan staat de één voor de klas, de ander doet de administratie of extra ondersteuning, net wat nodig is. We hebben op deze manier veel personeel om extra in te zetten als dat nodig is. En als vervanging op die manier niet lukt doe ik een beroep op Lukida Onderwijs. We hebben nog nooit niemand gehad.”

Op de website van de school staat in een nieuwsbericht te lezen:

“Sinds een aantal maanden werken wij samen met Lukida om het invalprobleem te beperken en zelfs op te lossen! Lukida zorgt ervoor dat onze school op een eenvoudige manier (met één telefoontje of appje) een gemotiveerde en ervaren kunstdocent voor de groep kan ontvangen, deze docent kan ook het gewone programma draaien maar dus ook nog creatieve lessen voor de kinderen verzorgen, 2 vliegen in 1 klap.” Shirley: “Mensen van Lukida kunnen met vragen altijd bij de parallelleerkracht terecht.” Leonie: “Laatst was er nog een directeur op tv, die kreeg zijn formatie niet rond. Die heb ik toen benaderd met hoe wij het doen. Daar hoor je dan niets meer van. Dat vind ik zo jammer! Zoek elkaar meer op als schoolbesturen, accepteer hulp van elkaar, gebruik elkaar. Als je echt wil, grijp die reddingsboei dan aan. De verzuiling, openbaar, christelijk, is nog zo sterk. Ga openstaan voor elkaar, ik heb dit probleem, jij niet, hoe kunnen we het samen oplossen? De scheiding tussen besturen moet minder, dat zou veel schelen.”

Leonie: “Wat ook helpt is dat ouders de school een warm hart toedragen. We hebben een goede relatie met ouders, ouders willen graag helpen. De driehoek ouders, kinderen, school is heel belangrijk om in te investeren. De relatie met ouders is sterk want we zijn gestart met 8 kinderen, nu hebben we er 500 en ik sta nog elke ochtend bij de deur en ouders kunnen altijd bij mij binnenlopen als er iets is.” Kirsten: “Vanuit ouders krijgen we ook waardering voor hoe alles geregeld is.” Shirley: “Zulke betrokken ouders. Ik was terug na zwangerschapsverlof en ouders zeiden: fijn dat je er weer bent!”

Hoe betrekken jullie ouders?

Leerkrachten: “Vaste dingen in jaarrooster, inloopochtend, portfolio maken, kinderen leggen uit aan ouders, leesouders, ver vooruit communiceren wat er aankomt zodat ouders het ook kunnen plannen, ouders participeren ook in werkgroepen (sinterklaas, kerst, musical, ouderband), de directeur geeft bij de deur een hand, we zijn klein gestart iedereen kent elkaar. De MR schreef ook laatst: we willen de ons-kent-onstraditie voortzetten ook nu de school groter wordt. Leerkrachten van de dependance komen bijvoorbeeld ‘s ochtends ook eerst hier koffiedrinken.”

De school groeit, dat is duidelijk.

Leonie: “We hadden na de zomer tien nieuwe leerkrachten nodig. Door acht zwangeren en omdat we een groeischool zijn. Ik kies mensen die passen in het team. Ik heb de luxe dat ik kan kiezen.”

Hoe doet u de werving?

“Ik zet veel advertenties en zet veel informatie op LinkedIn. Ik span me ervoor in dat we bekend worden als school. Ik heb een enorm netwerk op LinkedIn, dat doe ik allemaal in het weekend. We hebben als school ook een Facebooksite.”

Wat is passend in het team?

“Heel belangrijk zijn inzet en motivatie, eigenaarschap bij de kinderen en bij leerkracht zelf. Dat betekent niet loslaten, maar op een andere manier vasthouden. We zijn een daltonschool. Leerkrachten hebben hun eigen doelen, leergemeenschappen, ontwikkelen zelf beleid, geven zelf cursussen, volgen zelf cursussen. Tuurlijk, je moet ze aansturen en coachen, maar het eigenaarschap, het zelf verantwoordelijkheid nemen voor je werk, dat moet intrinsiek zijn en werkt door in de klas.” Petra: “Nieuwe leerkrachten horen meteen bij het team, ook stagiaires voelen zich welkom. Ze worden bijvoorbeeld niet overgeslagen op de dag van de leraar, maar worden dan net zo verwend als de rest.”

Hoe neem jullie nieuwe leerkrachten mee in hoe jullie school is?

Shirley: “Er is intervisie met nieuwe leerkrachten, we besteden echt tijd daaraan. Daar kun je vragen stellen, meteen delen.” Kirsten: “Ik heb daar echt veel aan gehad toen ik hier begon.”

Stel de directeur krijgt een andere baan, kunnen jullie als team dan borgen wat nu bijdraagt aan laag verzuim?

Shirley: “Je probeert met elkaar een cultuur neer te zetten, dat zit bij de bouwcoördinatoren, het leeft in het team, stel met een andere directeur dan verwachten we dat vast te kunnen houden. Maar wat wel zo is: Leonie weet de potjes te vinden en is welwillend. Als er een directeur komt met een financieel andere insteek dan zou dat grote gevolgen kunnen hebben. Dubbele  bezetting is bijvoorbeeld echt de keuze van Leonie.” Kirsten: “Ze betrekt ook iedereen meteen, spreekt mensen aan op dingen.”