Jarenlang kampte PCBO Amersfoort met een verzuimpercentage van meer dan 7%. Hoog tijd voor verandering dus! Vanuit VfPf werd Plan V opgestart (een integrale en planmatige aanpak waarbij schoolorganisaties worden geholpen hun verzuimbeleid te verbeteren). Al snel bleek dat niet alleen het verzuim maar ook de vitaliteit van de medewerkers aandacht verdiende, nu én in de toekomst. Een bredere aanpak was dan ook nodig.
Verzuim en vitaliteit werden hoog op de agenda gezet. Door hier telkens aandacht voor te vragen in alle lagen van de organisatie binnen PCBO Amersfoort ontstond er bij de schoolleiders erkenning, bewustwording en nieuwe inzichten over hoe je een verzuimcultuur kunt beïnvloeden.
Margreet van Belzen, HR-manager bij PCBO Amersfoort: “Stichtingsbreed is het verzuim gedaald van 7% eind 2019 naar 4,9% nu. Bij zeven van onze scholen is het verzuim nu zelfs 2% of lager. Bij zes van onze scholen beweegt het verzuim zich nog tussen 4% en 7%. Maar we komen van ver. In 2019 zaten er scholen tussen met wel 12% verzuim.”
Uit de situatie van PCBO Amersfoort blijkt dat er niet een kant-en-klare oplossing is voor het terugdringen van verzuim en het verhogen van de inzetbaarheid van personeel. Het heeft te maken met verschillende aspecten en dat maakt het in de praktijk vaak lastig voor schoolleiders. Subsidie Lerend Werken kan dan uitkomst bieden. 1 op 1 coaching speciaal gericht om de schoolleider meer houvast te bieden op de thema’s ziekteverzuim en inzetbaarheid van personeel. Bij PCBO Amersfoort hebben inmiddels zeven schoolleiders gebruik gemaakt van de Subsidie Lerend Werken.
“De leidinggevenden die on-the-job gecoacht zijn, zijn beter toegerust om met hun medewerkers op een positieve manier in gesprek te gaan over hun vitaliteit en hun welzijn. En als het nodig is ook over verzuimgedrag (bijvoorbeeld bij frequent verzuim)” vertelt Margreet. “Natuurlijk behoud je altijd maatwerk. Zoals langdurige casuïstiek waarbij extra inzet nodig is van de bedrijfsarts, manager HR en eventuele externe expertise en specialisten. Maar met de bedrijfsarts zijn de lijntjes kort en kan er snel geschakeld worden.
De grootste winst bij PCBO Amersfoort nu is dat medewerkers zich minder ziek melden. Dat is fijn voor de medewerkers en voor de leerlingen. Niemand meldt zich ziek voor de “lol”. Het gesprek over verzuim en over preventie wordt nu gevoerd. Er is meer aandacht en erkenning voor welzijn. Verder betekent minder verzuim natuurlijk ook dat er minder vervanging nodig is, wat nu natuurlijk extra lastig is in deze arbeidsmarkt. En minder kosten (wij zijn eigenrisicodrager). Minder verzuim en medewerkers die tot hun recht komen draagt uiteindelijk bij aan de onderwijskwaliteit.
We zijn dan ook trots op onze medewerkers die de afgelopen jaren in coronatijd het vuur uit hun sloffen hebben gewerkt. En we zijn er trots op dat we dit resultaat –ondanks corona- toch hebben weten te bereiken!”
Onder de zeven schoolleiders van PCBO Amersfoort die zich meldden voor individuele coaching zijn Dillian Hos (directeur Parkschool en SBO Koningin Wilhelmina school) en Eefje Oosterhof (directeur Berkenschool). Zij hebben met veel enthousiasme het Subsidie Lerend Werken (SLW) traject inmiddels afgerond.
Dillian:
Ik ben directeur van twee basisscholen, een reguliere school met zo’n 185 leerlingen en een school voor speciaal basisonderwijs van 60 leerlingen. We hadden te maken met een aantal casussen lang verzuim en een te hoge ziekmeldfrequentie. Wat ik al deed, was via de gesprekkencyclus peilen hoe het met het werkplezier gesteld is en we hadden al afspraken om de werkdruk binnen de perken te kunnen houden.
Eefje:
Mijn team bestaat uit 25 medewerkers. Het frequent verzuim was en is laag, echter door langdurig zieke(n)is het ziekteverzuim hoog.
Dillian:
Ik hoopte dat dit traject zou helpen meer grip te krijgen op met name het langdurig verzuim.
Eefje:
Ik was erg blij dat dit traject mij werd aangeboden. Mijn verwachtingen waren dat ik meer tools zou krijgen hoe om te gaan met een enkele collega die zich vaak ziekmeldt en wat je in de preventie nog meer zou kunnen doen om langdurige uitval te voorkomen.
Dillian:
In de intake met de coach werd goed uitgevraagd waar mijn vraag lag. In de gesprekken kon ik reflecteren op mijn eigen rol en dan vooral ook op de vraag: wat vind ik dat ik wel en niet mag vragen van collega’s? In hoeverre mag ik me bemoeien met zaken die misschien meer in de privésfeer liggen, maar wel effect hebben op de inzetbaarheid? En hoe bespreek ik die dan?
Eefje:
Het traject vond ik heel erg waardevol en leerzaam. Het was deels praktisch, je krijgt bijvoorbeeld zinnen aangereikt die je kan gebruiken om een gesprek over verzuim te voeren. Je krijgt zicht op patronen en wat mijzelf vooral enorm heeft geholpen zijn de gesprekken over mijn eigen vitaliteit. Ik heb inzicht gekregen wat mij energie kost en wat mij energie geeft in deze functie. De tips die ik kreeg om het werk meer los te kunnen laten en voldoende ontspanning te krijgen, hebben mij enorm geholpen. Het contact met mijn coach Marjolijn was zeer prettig, constructief en ontspannen.
Dillian:
De grootste win is geweest dat ik preventiever ben gaan werken. Voorheen was ik na een langdurige ziekmelding aan het redderen, voelde ik me afhankelijk van het advies van de bedrijfsarts. Nu voel ik meer regie en kan ik makkelijker samen met de collega verzuim voorkomen of bekorten. Als ik in de wandelgangen signalen oppik van mogelijke stress, bijvoorbeeld een verhaal over langdurig slecht slapen, over een heftige gebeurtenis in de privésituatie of op het werk, ga ik sneller het gesprek aan met de collega om te verkennen wat dit betekent voor haar of hem en welke ondersteuning ik kan bieden. Dat heeft mij en de school zeker geholpen. Ik kan dit traject zeker aanraden.
Eefje:
Het gaat op dit moment goed. Door gericht gesprekken te voeren over frequent verzuim geef je de medewerkers vooral zelf ook inzicht in hun verzuim en maak je ze meer verantwoordelijk om hieraan te werken om dit te verminderen.
De tips die ik heb gekregen voor mijn eigen ontspanning en vitaliteit pas ik toe en helpen mij enorm. Ik vind het traject een aanrader omdat ziekteverzuim verminderen zoveel meer is dan alleen de cijfers naar beneden krijgen.
Om uw professionele ontwikkeling van kennis, kunde en vaardigheden op het gebied van verzuimaanpak te verbeteren, kunt u als schoolleider gebruikmaken van de Subsidie Lerend Werken. U krijgt dan persoonlijke begeleiding op maat middels een coaching on the job traject, gericht op het voorkomen of terugdringen van het (ziekte)verzuim op uw eigen school, op het verhogen van de inzetbaarheid van uw medewerkers of het versterken van de arbeidsmarktpositie van uw medewerkers.
De Subsidie Lerend Werken (SLW) is bedoeld voor schoolleiders (directeuren en adjunct-directeuren), die in dienst zijn bij een bestuur in het primair onderwijs. Dat kan ook als u eigenrisicodrager bent voor de vervangingskosten. Ga voor meer informatie over de mogelijkheden en de persoonlijke ervaringen van andere schoolleiders naar onze Subsidie Lerend Werken-pagina.
