Hoe kan ik kosten declareren en vergoed krijgen?

U kunt vervangingskosten declareren als uw schoolbestuur voor de vervangingsbekostiging volledig is aangesloten bij het Vervangingsfonds óf eigenrisicodrager is met een financiële variant. Hierbij gelden de voorwaarden van het Reglement Vf. Om de vervangingskosten te ontvangen, dient u een vergoedingsverzoek in via het portaal Mijn Vf.

Via de tool Quick View controleert u snel en eenvoudig of uw vervanging voldoet aan de voorwaarden en of de kosten declarabel zijn.

Declareren van vervangingskosten en corrigeren van declaraties

De manier waarop u de vervangingskosten declareert en indien nodig corrigeert, is afhankelijk van de aanstelling van de vervanger:

• Aangesteld via een vervangingspool die door het Vervangingsfonds wordt bekostigd  
  De vervanging dient u in via de PSA-levering, voor het aantal uren dat het personeelslid in de pool is benoemd. De PSA-levering dient uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand te zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds verwerkt deze levering vervolgens in Mijn Vf.

  Correcties op deze declaraties geeft u eveneens door via de PSA-levering. De declaratie dient uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.

• Aangesteld bij het bevoegd gezag 
  De vervanger heeft een tijdelijke aanstelling voor de duur van de vervanging of een tijdelijke uitbreiding van zijn betrekkingsomvang. De vervanging dient u in via de PSA-levering. De PSA-levering dient uiterlijk op de vijfde werkdag van de maand te zijn ontvangen. Het Vervangingsfonds verwerkt de levering vervolgens in Mijn Vf.

  Correcties op deze declaraties geeft u eveneens door via de PSA-levering. De vervangingsdeclaratie dient uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waarin de vervanging heeft plaatsgevonden door het Vervangingsfonds ontvangen te zijn.

• Niet aangesteld bij het bevoegd gezag 
  Kosten voor detachering, uitzendarbeid, payrolling of andere tijdelijke inhuurvormen ter vervanging, dient u zelf in via Mijn Vf. Doe dat uiterlijk binnen 3 maanden en 5 werkdagen na afloop van de maand waar de declaratie betrekking op heeft. De factuur uploadt u in Mijn Vf. Ook correcties op deze declaraties geeft u zelf door via Mijn Vf.

Maandelijks overzicht in Mijn Vf

Het Vervangingsfonds verwerkt de aangeleverde gegevens een keer per maand. Zodra dit is afgerond ontvangt u via e-mail bericht. Na de maandverwerking zijn de volgende gegevens zichtbaar in Mijn Vf:

• de declaraties die zijn afgekeurd,
• eventuele foutmeldingen,
• de declaraties die nog niet vergoed kunnen worden omdat u extra informatie moet aanleveren (case). 

Lees hier meer over rechtmatigheid en controles van vervangingsdeclaraties. 

Als het Vervangingsfonds meer informatie nodig heeft om een declaratie te kunnen beoordelen, dan ontstaat er een case. U moet dan bijvoorbeeld de Arboverklaring van het Vf uploaden, aangeven of de afwezige nog steeds ziek is of een schorsingsbesluit uploaden. U heeft bij een case 8 weken de tijd om de gevraagde informatie aan te leveren. Na ontvangst daarvan wordt de declaratie beoordeeld en bij akkoord uitbetaald. Ontvangen wij de gevraagde informatie niet of te laat, dan wordt de betreffende declaratie definitief afgekeurd.

Automatisch afgekeurde declaraties kunt u eventueel na een correctie in uw personeels- en salarisadministratie opnieuw aanbieden via de PSA-levering. Zo ontstaat er geen mismatch tussen uw bronadministratie en de administratie van het Vervangingsfonds.

Langer dan 6 weken ziek? Upload uw Arboverklaring!

Zodra een medewerker in dienst van een schoolbestuur langer dan 6 weken afwezig is door ziekte, moet u een verklaring van een arboarts of bedrijfsarts aanleveren waaruit blijkt dat betreffende medewerker nog ziek is. U ontvangt dan via Mijn Vf het verzoek om de arboverklaring te uploaden. Het gebruik van dit formulier is verplicht. Schoolbesturen kunnen hun arbodienst of bedrijfsarts hierop wijzen via deze voorbeeldbrief. 

Via deze arboverklaring vragen wij alleen de gegevens die aangeleverd mogen en moeten worden. Daarmee voldoen wij aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een arbodienst mag geen eigen formulier gebruiken. Medische gegevens mogen nooit aan het Vervangingsfonds verstrekt worden. 

Meer informatie over:

• Inzet vervangers via een Vervangingspool 
• Mijn Vf

Heeft u vragen?

Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.

Beëindigt u het (tijdelijke) dienstverband van een werknemer en komt deze in een uitkeringssituatie? Dan bepalen UWV en WWplus de hoogte en duur van de uitkering en welke werkgever de kosten moet betalen. U krijgt als werkgever daarover een brief van UWV. Participatiefonds (Pf) schiet in eerste instantie de kosten van de werkloosheidsuitkering die ontstaat voor en brengt deze daarna in rekening bij de werkgever die door UWV/WWplus is aangemerkt. Alle werkgevers in het primair onderwijs zijn immers eigenrisicodrager voor deze kosten.
Hier leest u meer uitleg over dit proces.

Standaard betaalt u als werkgever een eigen bijdrage van 50% van de werkloosheidskosten, de andere 50% betaalt het Pf vanuit het collectieve fonds. In specifieke gevallen kunt u in aanmerking komen voor een verlaging van uw eigen bijdrage naar 10%. Hierbij gelden de voorwaarden van het Reglement Pf.

Overzicht van werkloosheidskosten en eigen bijdragenota's in Mijn Pf

In het portaal Mijn Pf vindt u de werkloosheidsuitkeringen, de kosten en de nota's die u moet betalen. Zodra er een nieuwe uitkering of andere informatie in het portaal klaarstaat, verstuurt Mijn Pf daarover een geautomatiseerde notificatie per e-mail. U heeft eHerkenning nodig om in te loggen.
Hier leest u meer over Mijn Pf.

Verlagingsverzoek via Mijn Pf

Een verlagingsverzoek moet uiterlijk binnen 4 weken na het verzenden van de notificatiemail ingediend zijn. Hiervoor gebruikt u Mijn Pf. U kunt ook aangeven dat u geen verlagingsverzoek indient. U ontvangt binnen 4 weken een beslissing van het fonds over de vastgestelde eigen bijdrage .

Iemand aannemen vanuit een werkloosheidsuitkering?

Meld dit bij het Participatiefonds, zodat u gebruik kunt maken van de Vrijstellingsregeling van het Pf op het moment dat u toch weer afscheid moet nemen van die medewerker. Daarmee loopt u geen financieel risico als u een uitkeringsgerechtgde aanneemt.
Regeling Vrijstelling Instroomtoets bij aannemen uitkeringsgerechtigde 

Heeft u vragen?

Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.

Iemand die gedeeltelijk arbeidsongeschikt (WGA 35-80%) is en minder dan 50% verdient van wat hij volgens UWV zou kunnen verdienen, komt na enige tijd in de WGA-uitkering terecht en gaat er dan vaak enorm in inkomen op achteruit. Om te voorkomen dat gedeeltelijk arbeidsongeschikten in zo’n situatie terecht komen, is de Subsidie Sluitende Aanpak ontwikkeld. Deze subsidie vergoedt aan de werkgever:

• De kosten van een pre-advies (een uitbreiding op de eerstejaars evaluatie uit de Wet Verbetering Poortwachter) voor werknemers die 12 maanden ziek zijn, volgens de bedrijfsarts over restverdiencapaciteit beschikken en van wie een spoedig en duurzaam herstel niet zeker is.  
• De kosten van een aanvullende intensieve trajectbegeleiding, gericht op het vinden van een werkkring elders.
• De loonkosten van een gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemer die een dienstverband aangeboden krijgt voor tenminste 12 maanden en voor tenminste 50% van zijn restverdiencapaciteit. 

Zo vraagt u een vergoeding vanuit de Subsidie Sluitende Aanpak aan

Voor het aanvragen van de vergoeding van een aanvullende intensieve trajectbegeleiding of loonkostensubsidie neemt u contact op met Team Loopbaanadvies van het Participatiefonds: 088 - 837 30 30  (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur), of [email protected]. 

De kosten van een pre-advies vraagt u als volgt aan: 

• De werknemer vult de Toestemmingsverklaring in en geeft deze af bij de arbeidsdeskundige. Voor het aanvragen van deze subsidie worden namelijk persoonsgegevens opgevraagd en verwerkt. Op grond van de AVG moet de werknemer daarvoor toestemming geven.
• De arbeidsdeskundige vult het Digitale formulier Resultaat pre-advies in en uploadt daarbij de toestemmingsverklaring van de werknemer. Dit moet gebeuren binnen de periode dat de werknemer minimaal 10 en maximaal 13 maanden ziek is. Daarnaast moet een print van het volledig ingevulde formulier verstuurd worden aan en besproken worden met de werkgever én werknemer. 
• Om het formulier Resultaat pre-advies in te kunnen vullen moet de arbeidsdeskundige inloggen met eHerkenning.
• Zodra u de print van het formulier heeft ontvangen, kunt u een Aanvraag pre-advies indienen bij het Participatiefonds. Bij de aanvraag voegt u een kopie van de factuur van de uitvoerder van het pre-advies toe. 

U ontvangt binnen 6 weken een beslissing van het fonds.

Heeft u vragen?

• Neemt u dan contact op met Team Loopbaanadvies van het Participatiefonds: 088 - 837 30 30  (op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur), of [email protected]. 

Ook interessant

• Brochure Subsidie Sluitende Aanpak

De Subsidie Lerend Werken is gericht op de professionele ontwikkeling van schoolleiders (directeuren en adjuncten) op het gebied van de verzuimaanpak op school. De subsidie vergoedt 80% van de kosten van een individueel coaching on the job-traject, met een maximum van € 2.500 per schoolleider. 

De Subsidie Lerend Werken vraagt u vóór de start van het coachingstraject aan via de subsidietool in Mijn Vf.  Hierbij uploadt u de leervraag van de schoolleider, de offerte van de coach en het aanstellingsbesluit van de schoolleider.

U ontvangt binnen 4 weken het besluit over de verlening en hoogte van de subsidie. Binnen 8 maanden na verlening van de subsidie dient u de factuur van de coach in via Mijn Vf. 

De subsidietool in Mijn Vf is alleen zichtbaar als u daarvoor de rechten in het portaal hebt. Als u de SLW niet in Mijn Vf ziet staan, vraag dan de gebruikersbeheerder in uw eigen organisatie om u in het rechtenbeheerscherm het recht voor Subsidies aanvragen en inzien te geven.  

Praktijkverhaal

Lees hier hoe de Vereniging Vechtstreek en Venen de Subsidie Lerend Werken inzette...

Heeft u vragen?

Neem dan contact op met onze helpdesk: 088 - 605 51 55 of [email protected]. De helpdesk is bereikbaar op werkdagen van 8.30 tot 17.00 uur.